Adatvédelmi tájékoztató
Ez a tájékoztató az AI Learning platform (a továbbiakban: Platform) használata során kezelt személyes adatokról szól. A Platformot Ceox Informatika Kft. (székhely: (kitöltendő), adószám: (kitöltendő), e-mail: (kitöltendő); a továbbiakban: Ceox vagy Szolgáltató) üzemelteti.
1. Szerepek: ki az adatkezelő és ki az adatfeldolgozó
- A Platformot igénybe vevő cég (a Megrendelő) az adatkezelő a saját felhasználói (munkatársai, külső vizsgázói) személyes adatai tekintetében: ő dönt arról, kit vesz fel, milyen tananyagot oszt ki és milyen célra használja az eredményeket.
- A Ceox Informatika Kft. a Megrendelő adatfeldolgozója: a Megrendelő utasítása szerint, a felek közötti adatfeldolgozói megállapodás (GDPR 28. cikk) alapján üzemelteti a Platformot, és nem használja a Megrendelő adatait saját célra.
- A Ceox adatkezelő a saját ügyfélkapcsolati adatai (a Megrendelő kapcsolattartói, ajánlatkérők, számlázási adatok) tekintetében.
- Ha a Platform a Megrendelő saját arculatával (whitelabel) érhető el, a Megrendelő neve és elérhetősége a dokumentum fejlécében jelenik meg; az adatfeldolgozó ebben az esetben is a Ceox.
2. A kezelt adatok köre
| Adatkategória | Példák | Forrás |
|---|---|---|
| Azonosító és kapcsolati adatok | név, e-mail-cím, szerepkör, csoporttagság, nyelv | a Megrendelő cégadminja vagy a felhasználó |
| Belépési és eszközadatok | belépési kód kérésének ideje, sikeres és sikertelen belépések, megbízható eszköz azonosítója (30 napig), Google-belépés esetén a Google által visszaadott e-mail-cím | a Platform |
| Tanulási és vizsgaadatok | kiosztott tananyagok, haladás, határidők, önellenőrző és vizsgaeredmények, tanúsítványok, visszajelzések | a felhasználó és a Platform |
| AI-kérések naplója | a kérés időpontja, a felhasználó, a tananyag, a modell, a tokenek és költség; a statisztikákban a kérdés szövege nem szerepel | a Platform |
| Auditnapló | ki, mikor, milyen műveletet végzett (pl. kiosztás, jóváhagyás, beállítás), a művelet célja és azonosítója | a Platform |
| Ügyfélkapcsolati adatok (Ceox mint adatkezelő) | kapcsolattartó neve, e-mail-címe, telefonszáma, számlázási adatok, ajánlatkérés tartalma | a Megrendelő vagy az ajánlatkérő |
A Platform nem kezel különleges adatot, és nem végez automatizált, joghatással járó döntéshozatalt: a vizsgaeredmények képzési célt szolgálnak, munkáltatói döntés nem épülhet kizárólag rájuk.
3. Célok és jogalapok
| Cél | Jogalap |
|---|---|
| A Platform működtetése, belépés, tananyag és vizsga biztosítása | a Megrendelő és a Szolgáltató közötti szerződés teljesítése; a felhasználó oldalán a Megrendelő jogos érdeke (munkavállalói képzés) vagy a Megrendelő által meghatározott jogalap |
| Biztonság: belépési napló, megbízható eszköz, robotellenőrzés, auditnapló | jogos érdek (a szolgáltatás és az adatok biztonsága) |
| AI-kérések naplózása, keretek mérése, számlázás | szerződés teljesítése és jogi kötelezettség (számviteli bizonylat) |
| Ügyfélkapcsolat, ajánlatkérés, számlázás (Ceox mint adatkezelő) | szerződés előkészítése és teljesítése; jogi kötelezettség (számla) |
4. Megőrzési idők
- Felhasználói fiók és tanulási adatok: a Megrendelő szerződésének fennállása alatt. A Megrendelő által visszavont felhasználó adatait a Platform a visszavonástól számított 365 nap elteltével automatikusan anonimizálja (naponta futó folyamat: a név, az e-mail-cím és a HR-mezők törlődnek, a belépés véglegesen megszűnik, a képzési statisztika álnevesítve megmarad); a Megrendelő kérésére a Szolgáltató ezt korábban is elvégzi.
- Belépési kódok, kérésgátak és megbízható eszközök: a belépési kód és az eszköz-token csak lenyomat (hash) formájában tárolódik; a lejárt vagy visszavont bejegyzések a lejárat után legfeljebb 30 napig (a kérésgátak 2 napig) maradnak meg, majd naponta futó folyamat törli őket.
- Auditnapló (ki, mikor, milyen műveletet végzett): csak hozzáfűzhető, utólag nem módosítható és nem törölhető bejegyzések, a szerződés fennállása alatt megőrizve az elszámoltathatóság és a bizonyíthatóság érdekében; a szerződés megszűnésekor az alábbi utolsó pont szerint kerül törlésre vagy átadásra.
- AI-kérések naplója: kérésenként a művelet, az időpont, a felhasználó, a tananyag, a modell, a tokenek és a költség (a kérdés és a válasz szövege nem része a naplónak); a szerződés fennállása alatt a számlázás és a keretek ellenőrzése céljából.
- Adatbázis-mentések: 7 napig; a törölt adat a mentésekből ennek leteltével tűnik el.
- Számlák és számviteli bizonylatok: a jogszabály által előírt ideig (jelenleg 8 év).
- A szerződés megszűnésekor a Szolgáltató 30 napon belül teljes adatexportot ad át, majd a Megrendelő választása szerint törli vagy visszaadja az adatokat.
5. Al-adatfeldolgozók és címzettek
A Szolgáltató a Platform nyújtásához az alábbi al-adatfeldolgozókat veszi igénybe. Az adatok az Európai Unió területén tárolódnak; az OpenAI esetében az EU-adatrezidencia biztosított.
| Al-adatfeldolgozó | Feladat | Adatok helye |
|---|---|---|
| OpenAI (OpenAI Ireland Ltd.) | AI-modellhívások: tananyag- és vizsgagenerálás, AI-oktató válaszai, képfelismerés (OCR), hangátirat (ASR); a kérések nem használhatók modelltanításra | EU-adatrezidencia |
| Google Cloud EU (Google Cloud EMEA Ltd.) | virtuális gép, PostgreSQL adatbázis (Cloud SQL), automatikus mentések, felügyelet | Európai Unió (Hollandia, europe-west4) |
| Google Workspace | rendszerlevelek küldése (belépési kód, értesítések) | Európai Unió |
| Cloudflare | DNS, robotellenőrzés (Turnstile) a belépési oldalon | EU-végpontok |
| Számlázz.hu (KBOSS.hu Kft.) | számlakibocsátás a Megrendelő számlázási adataival | Magyarország |
| Stripe (ha az online fizetés aktív) | kártyás fizetés; a kártyaadatot kizárólag a Stripe kezeli | EU/EGT |
| SendGrid (ha aktív) | rendszerlevelek küldése | EU/USA (szabványos szerződéses feltételek) |
A forráskód a GitHubon tárolódik személyes adat nélkül. Hatóság vagy bíróság részére csak jogszabályi kötelezettség alapján adunk át adatot.
6. Adatbiztonság
- Cégszintű elkülönítés az adatbázisban (sorszintű hozzáférés-vezérlés): egy cég felhasználói kizárólag a saját cégük adatait érhetik el.
- Titkosított kapcsolat (HTTPS) és titkosított tárolás; a titkos kulcsok nem kerülnek naplóba.
- Jelszó nélküli belépés egyszer használatos, 10 percig érvényes kóddal vagy Google-fiókkal; megbízható eszköz csak a felhasználó kifejezett jelölése esetén, 30 napra, bármikor visszavonható; 30 perc tétlenség után automatikus kilépés.
- Módosíthatatlan auditnapló, kiadás előtti és napi mentés, az éles kiadások automatikus ellenőrzési kapuk után.
- A Szolgáltató munkatársai a Megrendelő adataihoz csak támogatási célból, naplózottan férnek hozzá.
7. Sütik és helyi tárolás
A Platform csak a működéshez szükséges sütiket használja; követő vagy marketing sütit nem.
| Süti | Cél | Élettartam |
|---|---|---|
sessionid |
bejelentkezett munkamenet | a munkamenet végéig, legfeljebb 30 perc tétlenség |
csrftoken |
űrlapok védelme hamisított kérések ellen | 1 év |
itt_device |
megbízható eszköz (csak ha a felhasználó bejelölte) | 30 nap |
| nyelvi beállítás | a felület nyelve | 1 év |
8. Az érintettek jogai
Az érintett kérheti a személyes adataihoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését, kezelésének korlátozását, tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen, és kérheti adatai hordozhatóságát. A Megrendelő felhasználói elsősorban a saját cégük adminisztrátorához fordulhatnak (a Megrendelő az adatkezelő); a Szolgáltató a kérés teljesítésében a Megrendelőt támogatja. A Ceox saját adatkezelése tekintetében a kérés a (kitöltendő) címre küldhető; a válaszadási határidő legfeljebb 30 nap.
9. Adatvédelmi incidens
A Szolgáltató a tudomására jutott adatvédelmi incidenst indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb 72 órán belül jelzi a Megrendelőnek (mint adatkezelőnek), a szükséges információkkal a hatósági bejelentéshez és az érintettek tájékoztatásához.
10. Jogorvoslat
Panaszával a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH, 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.; www.naih.hu) fordulhat, vagy bírósághoz. Kérjük, a panasz benyújtása előtt keresse a Megrendelő adminisztrátorát vagy a Szolgáltatót, hogy a kérdést gyorsan rendezhessük.
11. A tájékoztató módosítása
A tájékoztató verziószámát és hatálydátumát a fejléc mutatja. Lényeges változásról a Szolgáltató a Platformon és a cégadminoknak e-mailben tájékoztat.